コンサルタント コラム - TBCソリューションズ

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コンサルタント コラム

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TBCソリューションズ コンサルタント 柏原 吉晴

主任コンサルタントの柏原吉晴です。
担当分野は、FSMS食品安全マネジメントシステムを中心に、ISO9001、ISO14001、ISO29990等ご支援させて頂いております。

本コラムでは、ISOの規格要求事項を解説しながら、どうのようにして業務に活かすのか、または、いかにすれば経営に役立つ仕組みとなるかを、様々な視点から情報提供させていただきます。

第1回  ISOの規格要求事項-12012年4月掲載

≪ ISOにおけるコミュニケーション ≫

ISOの取り組みで構築した様々な約束事、会社のルールは効果的に実施され、守られなければ意味を持ちません。
代表規格であるISO9001は、このコミュニケーションについて、「5.5.3 内部コミュニケーション」と「7.2.3 顧客とのコミュニケーション」で要求されております。
詳細は、割愛させて頂きますが、まずコミュニケーション先としては、内部と外部があります。
外部の利害関係者には、顧客・消費者はもちろんのこと、供給者も含みます。
ISO9001では「7.4購買」で供給者とのコミュニケーション要素が有りますが、他にも業界団体、 金融機関、政府・非政府組織、投資家なども外部コミュニケーション対象に入れると良いでしょう。
また、組織環境の変化、それに伴うリスクを外部情報やマーケティングから得られる場面は多いかと思います。
例えば、顧客のニーズ、社会のニーズ、法令・規制事項の改正情報、業界情報、事業に係る様々な知識、引き合い、苦情などが適切に収集され、分析され、マネジメントシステムの改善に役に立っているか、そのための仕組みが構築できているか、今一度、自社の外部コミュニケーションの仕組みを見返してみるのも良いでしょう。
実際、多くの企業様のホームページを拝見すると、外部コミュニケーションの一つとして、様々な報告書がPDFで公開されています。もし、仕組みとして内部及び顧客とのコミュニケーションしか構築されていないのであれば、是非、コミュニケーションの幅を広げることをご検討下さい。

≪ 内部コミュニケーション ≫

内部と外部は他のISO規格でも重要な要求事項です。9001なら品質、14001なら環境、OHSASなら労働安全、これらの情報交換、共有のための仕組みを構築し、且つその対応を求めています。 しかしながら、具体的に「いつ」「どのような項目」をコミュニケーションすべきかについては、書かれていません。そこで参考になるのはISO22000(食品安全マネジメントシステム)です。 ISO22000は食品業界の規格ですが、考え方はどの業種にも当てはまります。ISO22000「5.6.2内部コミュニケーション」には、a~m項まであり、それらの変更があれば、タイムリーに食品安全チーム(ISO22000を運営管理する委員会のようなもの)に伝えることを求めています。更に食品安全チームが、このコミュニケーション情報を、システムの更新、マネジメントレビューへのインプットとして含めることを求めています。

品質管理の分野において、「変化点管理」という言葉をよく耳にします。物(Material)、設備(Machine)、方法(Method)、人(Man)の変化、変更を管理し、不適合を予防することです。微妙に違う部分もありますが、大体「5.6.2」のaとb項が物、cとd項が設備、eとf項が方法、g項が人の変化点管理を求めています。h~l項については、外部コミュニケーションからのインプットなので、外部/組織環境の変化点管理となります。 皆様の組織で、もし変化点管理が、ISOのマネジメントシステムとは全く別のシステムとして機能しているのであれば、内部コミュニケーションの一環としてISOで取り組んでも良いかもしれません。

【参考:ISO22000、5.6.2内部コミュニケーション】
a) 製品又は新製品
b) 原料,材料及びサービス
c) 生産システム及び装置
d) 製造施設,装置の配置,周囲環境
e) 清掃、洗浄及び殺菌、消毒プログラム
f) 包装,保管及び配送システム
g) 要員の資格レベル及び/又は責任と権限の割当て
h) 法令、規制要求事項
i) 食品安全ハザード及び管理手段に関連する知識
j) 組織が順守する,顧客,業界及びその他の要求事項
k) 外部の利害関係者からの引き合い
l) 製品に関連した食品安全ハザードを示す苦情
m) 食品安全に影響するその他の条件

≪ マネジメントレビュー ≫

マネジメントレビューといっても、要求事項としての内容が濃いので、その一部、今回はISO9001、5.6.2のf項「品質マネジメントシステムに影響を及ぼす可能性のある変更」について取り上げます。ちなみに、ISO14001でも、4.6のg項「環境側面に関係した法的及びその他の要求事項の進展を含む、変化している周囲の状況」という同じ趣旨の要求事項があります。
これは、他のISO規格でも同じようなフレーズがあるので、各自ご確認ください。
この項は、トップの意思決定(アウトプット)のために必要なインプットの一つとして要求されています。自らの組織に影響を及ぼすかもしれない変化した、あるいは変化しつつある事象を、組織として監視し分析し、実施すべき改善策と、システム又はプロセスの変更の必要性などを、マネジメントレビューにおいてトップに報告することが求められています。
新規のメガソーラーなどのビジネスは、法令の制定に合わせて事業として必要性があると判断した結果でしょう。事業戦略がトップの意思だけで決まることもありますが、必要性の根拠データは、経営戦略室とか経営企画室のような部門や、その他の関連部門から提案が出されているかもしれません。
5.6.2のf項(ISO9001)を担う部門は、ニーズの変化や事業環境の変化、新技術の進展や経営資源のバランスなどを、監視測定、分析します。中長期的な経営ビジョンを達成するためにも、5.6.2のf項(ISO9001)を活用して、組織を取り巻くリスクに対して、積極的且ついち早く対応されることが望まれます。

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TBCソリューションズ コンサルタント 柏原 吉晴

柏原 吉晴
TBCソリューションズ 主任コンサルタント
(ISO / FSSC / 経営支援のコンサルティング実績 200社以上)


東京農工大学大学院生物システム応用科学研究科修了(農学修士)
2001年より、ホテル旅館向け経営コンサルティング及び衛生コンサルティングを手掛ける組織で、全国40社以上のホテル・旅館の人件費削減、厨房設計、バックヤード運営指導、ISO認証支援、及び食品衛生指導、浴場衛生指導を行ってきた。
2008年からは、株式会社TBCソリューションズで、ISO認証取得支援コンサルティング、ISO内部監査員養成研修、食品衛生コンサルティングなどを行っている。
また全国各地で、ISOや食品安全関連の講演活動も行っている。

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