メルマガコラム - ISO 9001:2015とISO 14001:2015の要求事項の対比 - TBCソリューションズ

tbcソリューションズ
tbcソリューションズの実績

最大50%OFFが可能!! 割引制度割引制度詳細    サポーター会員なら受講料がお得サポーター会員詳細

ISO 9001:2015とISO 14001:2015の要求事項の対比

7.5 文書化した情報コミュニケーション

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
 1.「7.5 文書化した情報」
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
共通要素では、従来の「文書(document)」、「記録(record)」を用いず、「文書化した情報(documented information)」という用語を用いるようになりました。これは、「文書」の管理するのではなく、組織にとって必要な「情報」を管理することを意図しているためです。

「文書の作成が煩わしい」「記録の管理が面倒」といった悪評へ、規格が対応しました。また、昨今の情報技術の進展によって、様々な媒体で情報を保有することが多いことから、従来の文書化要求に比べて柔軟性を持たせているのが特徴です。

単なる「情報」ではなく、「文書化した情報」としたのは、あらゆる情報の管理を求めている訳ではなく、管理すべき情報を絞り込むことを意図しています。

 

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
 2.「維持する」と「保持する」の使い分け
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
2015年版の9001及び14001では、共通要素を受けて、「文書化した情報」の作成と管理が求められます。
この用語には、文書類、文書、文書化した手順、記録など従来の概念が含まれているため、規格で求めているものが従来の「文書」なのか、「記録」なのかを識別することが2015年版移行対応では必須となります。

そこで、従来の文書に相当するものは「文書化した情報を維持する」、記録に相当するものは「文書化した情報を保持する」と識別ができるようにしています。

「維持する」の原文はmaintainです。
すなわち、メンテナンスする必要があるものをさします。文書をメンテナンスする、ということは、改訂をする、もしくは更新をするという意味ですから、改訂ができるマニュアルや手順書の類の文書、または、毎年作成する必要がある計画(目標など)が該当します。

「保持する」の原文はretainです。
すなわち、保管することにフォーカスしていますので、実行した事実を記載した「記録」となります。

 

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
 3.9001固有の要求事項
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
7.5.3「文書化した情報の管理」の最後に、「適合の証拠として保持する文書化した情報は、意図しない改変から保護しなければならない」という要求事項があります。記録は「意図しない改変」から保護することが求められています。いわゆる「改ざん防止」のことではありません。

例えば、野外で記録を作成する必要がある場合、雨などによって記載した記録から保護することであり、または、パソコンで記録を作成する際、パソコンの不具合や入力ミス(うっかりミス)を防ぐという意味です。

 

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
 4.14001固有の要求事項
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
7.5.1「一般」の注記に、「順守義務を満たしていることを実証する必要性」という文言があります。
法令順守の観点で、法令で求められている記録は必ず保持しなければなりません。

 

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
 5.附属書の紹介
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
文書化した情報に関する附属書の紹介をします。組織の文書・記録を検討する際の参考にしてください。

(1)9001の附属書A.6より抜粋
この規格のある箇所は、“文書化した情報”というよりも、“情報”に言及している(例えば,4.1 には、「組織は、これらの外部及び内部の課題に関する情報を監視し、 レビューしなければならない」とある。)。

この情報を文書化しなければならないという要求事項はない。組織は、このような状況下で、文書化した情報を維持することが必要又は適切かどうかを決定することができる。

(2)14001の附属書A.7.5より抜粋
この規格の特定の箇条で要求されている文書化した情報のほかに、組織は、透明性,説明責任、継続性、一貫性、教育訓練、又は監査の容易性のために、追加の文書化した情報を作成することを選んでもよい。

もともとは環境マネジメントシステム以外の目的のために作成された文書化した情報を、用いてもよい。

環境マネジメントシステムに関する文書化した情報は、組織が実施している他の情報マネジメントシステムに統合してもよい。

文書化した情報は、マニュアルの形式である必要はない。

【無料】TBCSメールマガジン

「TBCソリューションズ メールマガジン【無料】」は最新の研修・セミナー情報や、コンサルタントによるISO規格の解説情報、コンサルタント コラムやお得なキャンペーン情報や割引制度などをお届けするメールサービスです。
登録したメールマガジンは、すべて【無料】でご覧いただけます。

【TBCSメールマガジン(無料)の登録】

お問い合せ先

お問い合せはこちら 03-5259-7181 電話での受付時間:平日9:00~18:00 お問い合せ

このページのトップへ