メルマガコラム - 2015年版改定に伴う社内勉強会のポイント - TBCソリューションズ

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2015年版改定に伴う社内勉強会のポイント

PDCAのD(後半)

前回は、PDCAのD(前半)を解説しました。今回は、D(後半)ということで、7.5文書化した情報の力量の説明をします。

2015年版では、従来、規格で用いられていた「文書」「記録」という用語を用いずに、「文書化した情報(documented information)」を用います。電子媒体を用いて情報を管理することを前提にしており、煩雑な文書管理や記録管理を
求めていないため、このような用語の変更になりました。

 

ISO9001の第一版が発行されたのは1987年です。丁度30年前になります。当時、情報は紙媒体で管理するのが一般的でしたから、文書・記録を明確に区別して、管理することが容易でした。今日では情報を管理する媒体は電子データが多く、紙媒体で管理することを想定していた従来の枠組みが不適切となりました。

 

情報漏えいといったセキュリティ事故を防ぐために、「情報をどのように管理」しているか、に重きが置かれており、使い勝手の良さ(可用性)と情報の保護(機密性、完全性)を両立できるような管理が要求されるようになりました。

しかしながら、文書・記録に代表されるように2種類あることから、これらの区別が規格でも必要となります。そこで、2015年版では、文書化した情報を維持する、文書化した情報を保持する、といった具合に識別する工夫をしました。

「維持する」の原文はmaintainです。すなわち、「メンテナンスをする」という意味です。文書化した情報をメンテナンスするとは、作成した文書を改訂・更新する、という意味です。他方、「保持する」の原文はretain「残す」という意味ですから、改訂・更新を想定していません。つまり記録です。

このように、気になる用語があれば、英語で調べることによって、本来の意味合いが把握できる場合があります。特に、「維持する」は頻繁に登場しますので、気を付けてください。

 

「維持」以外に注意したい用語に「処置」があります。処置の原文はactです。
actといえば、PDCAのAです。つまり、改善を意味しています。計画どおりに実施して、うまくいかなかった場合にはどうするんですか、という意味で規格を理解すると、より実用的な運用ができます。

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