メルマガコラム - パフォ―マンス監査技法のポイント - TBCソリューションズ

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パフォ―マンス監査技法のポイント

第1回:監査の目的と監査の基礎技術

6回に分けて、内部監査における「パフォーマンス監査技法」のポイントを掲載します。
今後、内部監査を実施する上でのご参考になさってください。

 

第1回 「監査の目的と監査の基礎技術」

 

ISO9001:2015規格の9.2内部監査には、以下の記載があります。

 

組織は,マネジメントシステムが次の状況にあるか否かの情報を提供するために,あらかじめ定めた間隔で内部監査を実施しなければならない。

 a)次の事項に適合している。
  1)マネジメントシステムに関して、組織自体が規定した要求事項
  2)当該規格の要求事項

 

マネジメントシステムを設計するために必要な要求事項を基に構築した要素について要求事項を満たすとともにその通り実行されているかという観点で内部監査を行う必要があるということです。

 

“組織自体が規定した要求事項と当該規格の要求事項”を明確にしたものが、プロセスの運用を支援するための文書化された情報=基本文書に相当します。

 

基本文書にどのような要素を組み込むかは組織の裁量によります。
ある組織では、規格の要求事項に関する要素のみを文書に規定している。また、ある組織では、それ以外の要素、例えば、マーケティング、開発、工程設計、生産計画、在庫管理などのマネジメント要素を組み込んだチャートで規定している、このどちらであっても、基本文書で規定した項目に関する内部監査を行う必要があります。

 

そして、「b) 有効に実施され,維持されている。」か否かの情報も提供しなければなりません。

“有効に実施され,維持されている”ということは、組織が置かれた状況と利害関係者のニーズ及び期待の理解に基づき、基本文書に規定されたシステムの運用によって得られる、計画通りの結果を生み出す仕組みがあり、リスク及び機会への取り組みもあり、その通りに実施し、パフォーマンス及び有効性を評価し、問題がある場合には改善を行っているということでありますので、このようなあるべき姿を想定して内部監査を行う必要があるわけです。

 

有効性監査→パフォーマンス評価は、このあるべき姿で求められる監査の流れなのです。そうした監査に至るには、まずは監査の基礎技術を習得し、磨きをかける必要があります。

 

監査の基礎技術とは、
 a) 観察技術(事実を的確に把握する)
  →ありのままの活動状況や現場状況、アウトプットに着目し、着眼点を見つけて観察する。
 b) サンプリング技術(母集団の代表となるものを選ぶ)
  →すべて確認する必要はなく、偏りがないように代表となるサンプルを抽出する。
 c) 質問技術(when、where、who、what、how、whyのどれかで)
  →問題意識をもって質問を準備し、実態を把握するために多くの情報を引き出す質問を展開する。
 d) 記録技術(相手の言葉や情報源、相手の状況を記録)
  →評価判定の内容を、後で報告書に書く際に必要となる情報を詳しくメモする。
 e) 評価技術(監査基準と監査証拠の照合)
  →監査基準に事実を照合し、評価し、論理的に判定する。
 f) 報告技術(監査所見は論理的に根拠と結果を明確にする)
  →5W1Hで誰が読んでもわかりやすく、理解しやすく記述する。

 

以上の6つの技術です。

 

次の回でこの技術について詳しく説明をします。

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