メルマガコラム - パフォ―マンス監査技法のポイント - TBCソリューションズ

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パフォ―マンス監査技法のポイント

第2回 内部監査の基礎技術 a) b )c)

2回目は、内部監査の基礎技術 a)~c)を解説します。

 

a)観察技術

観察するとは、マネジメントシステムの活動状況を現場で的確に把握することで、そのためにプロセスの成果を含む実施状況のばらつきに着目します。
 ・現場で使っている書式や記録の書き方、又は作業手順が要員によって異なっている。
 ・収集記録しているデータの異常値、又はデータの推移の変動が大きい。
 ・同じ作業を行っている要員の力量のレベル差が大きい。
 ・製品・サービスの特性や出来栄えの変動が大きい。

 

現場を監査する時は、貼ってある文書・写真、使われている計測器、道具や工具の整頓状況に着目し、また作業の様子を、どのようにやっているかじっくり観察することです。

 

b)サンプリング技術

監査は、監査対象の活動状況のすべてを監査するのではなく、サンプルで評価を行いますので、母集団の代表となるものを選ぶようにします。
 ・監査員が自ら選定する。
 ・母集団の代表的なものである。
 ・受注台帳などの事前情報から選定しておく。
 ・監査時点で選定する場合にはランダムにする。
 ・少なくとも3つは選定する。

 

サンプルの評価結果で母集団の評価を推定することになりますので、サンプルが不適合となった場合には、その母集団に同じ不適合が含まれていないか確認が必要です。

 

c)質問技術
質問は、事前に準備したチェックリストや観察した結果、面談者の回答をもとに行います。思いつきの脈絡のない質問は監査が散漫になりますので注意が必要です。チェックリストは、組織で作成したものを使うことがありますが、これだけでは不十分ですので、監査員がその都度個別に問題意識をもって作成します。監査員は、チェックリストの作成に当たって、次の手順を参考にするとよいでしょう。

 

 手順1:監査対象プロセスの運営管理を確認し(事前文書レビュー)、プロセスの要素、

     目標達成状況、法令・規制要求事項を含む変化も調べます。

 手順2:重点課題=自分の問題意識に関連する要求事項を特定します。

 手順3:どのような情報が必要なのか、知りたいことを明確にします。

 手順4:質問の意図を明確にし、どの活動を確認するか特定します。

 手順5:具体的な質問を論理的に列挙し記述して、質問項目に対応する規格条項があれば

     項番を記述します。

 

監査員の質問力が監査の質に大きく影響しますので、現場の日常的な言葉で話し、相手の話をよく聴くことで効果的な監査になります。また質問するときは、ゆっくりと5W1Hのどれかで質問をします。質問は論理的に脈絡のはっきりした質問をすることが大切で、規格条項の相互関係も考慮します。質問はQ&Aの形をとりますが、多くの情報を収集できるようにします。次の質問例を参考にするとよいでしょう。

 

 ・作業はどのような方法で実施していますか

 ・記録をとる目的は何ですか

 ・不適合製品が出た場合の処置はどのようにしていますか

 ・測定機器の校正時期はいつですか、それは何で決まっていますか

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