メルマガコラム - パフォ―マンス監査技法のポイント - TBCソリューションズ

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パフォ―マンス監査技法のポイント

第9回 不適合報告書の書き方と真の原因の追究

監査所見の書き方で問題のある事例です。
 
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事例1:「最終検査で検査者は限度見本を使用していなかった。」
 
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この表現では「いつ、なにを」が不明確であるとともに監査基準が記述されていない
ので、次のように記述するとよいでしょう。

⇒「QC工程図(X-00X)では、最終検査で限度見本を使用することになっているが、
 3月10日の監査対象の製品Cでは検査者Aは限度見本(0XX)を使用していなかった」
  
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事例2:「倉庫管理手順では、部品は先入れ・先出しを行うこととなっているが、
    5月10日の購入部品が10個あるにも関わらず、5月20日の購入部品を20個使用していた。」
 
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この表現では、部品名が記述されていないなど一部情報が不十分であるので、次の
ように記述するとよいでしょう。

⇒「倉庫管理手順(Q-XX)では、部品は先入れ・先出しを行うこととなっているが、
 部品Aでは5月10日購入部品が10個あるにも関わらず、5月20日購入部品を20個使用
 していたことが管理表に記入されていた。」
 
修正及び是正処置の目的は次のとおりですので、フォローアップ監査では処置の結果
の状態を確認します。
 
修正:不適合状況を適合に戻すことですので、発見された不適合について、現象
   そのものを適合した状態に戻し、とりあえず問題をなくします。
    
是正:不適合が再発しないような仕組みをつくることですので、不適合の真の原因
   を追究し特定してこれを除去し、検出された不適合が二度とないような仕組みを作ります。
 
原因の特定でよくある悪い例は、現象を原因と勘違いしていることです。
 
●不適合:作業手順どおりに作業をしていなかった。
  原因:手順が理解されていない。 対策:作業標準に手順を追加した。
   
⇒問題点:「手順が理解されていない」は現象で、なぜ手順が理解されていないかの
     原因が追究されていないので、手順の追加という処置になっています。
      
●不適合:作成することになっている限度見本が作成されていなかった。
  原因:限度見本がなくても作業に支障がなかった。 対策:限度見本を作成した。
  
⇒問題点:作業に支障がなければ限度見本は必要ないですし、またなぜ作成すること
     になったのかの追究がされていません。
      
●不適合:記録が作成されていなかった。
  原因:作成するのを忘れた。 対策:担当者に忘れずしっかりやるように強く言った。
  
⇒問題点:「作成を忘れた」は現象で、なぜ忘れたのかについての原因が追究されて
     いないので安易な処置になっています。
     
●不適合:検査ミスがあった。
  原因:Aさんが検査手順を間違えた。 対策:Aさんの教育を行う。
  
⇒問題点:「検査手順を間違えた」は現象で、なぜ間違えたのかの原因が追究されて
     いないため安易な処置になっています。
     
真の原因の特定とは、根本の原因を見極めることですが、原因は一つとは限りません。
マネジメントシステムの各要素間の相互作用から問題が発生することもありますので、
間接原因の追究も必要です。
原因の特定と対策を検討する方法として、窓分析を推奨します。
 
次回の最終回は、パフォーマンス評価のための監査所見の記述例を紹介します。

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