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改正個人情報保護法解説

改正個人情報保護法解説(3)

今回は、新入社員受け入れ時に行うべき個人情報保護対策をお伝えします。

 

新入社員の受け入れ・入社手続き時に行わなければならない手続きは、

おおまかに次の3点です。

 【1】新入社員自身の個人情報を会社に提供してもらうにあたっての手続き

 【2】会社の規則を守り、個人情報・秘密情報を許可なく開示しない誓約を取る

 【3】個人情報の取り扱いに関する教育を実施する

 

 

【1】新入社員自身の個人情報を会社に提供してもらうにあたっての手続き

個人情報保護法では、個人情報を本人から直接に書面(電子文書含む)で

取得する際には、利用目的の「明示」をすることが求められています。

明示とは、「合理的に考えて目に入ってしまう状態」です。

できれば「従業員としての個人情報の取り扱いについて」等の表題の

文書を1枚作成し、手渡すことが望ましいのですが、もし他の通知事項と

一緒に知らせる場合には、「強調表示する」「下線を引く」など、一見して

強調表示することが必要です。

明示する利用目的には、少なくとも以下の事項は入れましょう。

 

(1)職務遂行の監督、人事管理、雇用管理、福利厚生の目的のため

(2)特定個人情報法にもとづく行政手続きのため

  1)給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務

  2)雇用保険届出事務

  3)健康保険・厚生年金保険届出事務

  4)労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務

(3)労働安全衛生法の定めによる健康診断の実施と管理のため

(4)その他法律や規制に従って、会社が利用又は官公署へ届出するため

(5)業務推進状況および通信・ネットワークの利用状況をモニタリングするため

 

 

【2】会社の規則を守り、個人情報・秘密情報を許可なく開示しない誓約を取る

次に、業務に従事するにあたっての非開示の誓約を取ります。

就業規則に、就業中はもとより退職後も会社の管理する個人情報、営業秘密を

許可なく外部に開示しない旨の定めがあればそれで足りますが、

本人に意識付けをするためにも「誓約書」の形を取り、署名させることが望ま

しいでしょう。

またこの時、他社の営業秘密を社内に持ち込まない旨の誓約も取りましょう。

これは不正競争防止法で法人罰を避けるためです。

 

 

【3】個人情報の取り扱いに関する教育を実施する

最後に、個人情報保護教育を実施しましょう。

個人情報保護の重要性、そのために守るべき手順やルール、手順やルールを

守らずに事故を起こすとペナルティがあることなどを教育すると良いでしょう。

 

 

こうした新入社員受け入れ時の手続きを含め、やるべきことをやり尽くした

「証明」のためには「第三者認証」が有効です。

 

個人情報保護法の経済産業分野のガイドラインへの適合を認証する

JAPHICマークは、事業者に過度な負担をかけることなく法令順守を

証明できるスマートな認証制度です。

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