3.10 文書化した情報（documented information）
定義：
組織が管理し、維持するよう要求されている情報、及びそれが含まれている媒体
解説：
附属書SLが発行される前は、「文書」「記録」という単語を用いていましたが、以下の理由から「文書化した情報」という表現を用いるようになりました。
・電子媒体を利用する組織が増えたことから、厳密に「文書」と「記録」を分けて管理すること が難しくなった。
・言語によっては「文書（documentation）」「記録(record)」という単語は、紙媒体での管理を想起
させることがあるため。
・単に「情報」にする案もあったが、これだと管理対象が曖昧になることから、「管理対象の情報」という意味を持たせるために、「文書化した情報」と表現するようになった。
ＩＳＯは、「文書」や「記録」を情報の種類として考えています。文書は「計画（やること）」に関する情報、記録は「結果（やったこと）」に関する情報です。管理上の違いは、変更や更新ができるか否かです。文書は変更や更新ができるが、記録は変更や更新ができません。
附属書SLでは、従来の文書や記録を以下のように表現しています。
文書：文書化した情報として利用可能な状態にしなければならない。
記録：･･･の証拠として、文書化として情報を利用可能な状態にしなければならない。
現行（2015年版）の9001や14001では、文書化した情報を「維持する」「保持する」で文書・記録の違いを表現していますが、次回の改訂では附属書SLの表現を用いることが検討されています。
※メルマガで配信したコラムを修正・加筆したものです