7.5 文書化した情報
7.5.1 一般
組織のXXXマネジメントシステムは、次の事項を含まなければならない。
a)この規格が要求する文書化した情報
b)XXXマネジメントシステムの有効性のために必要であると組織が決定した、文書化した情報
注記 XXXマネジメントシステムのための文書化した情報は、次のような理由によって、それぞれの組織で異なる場合がある。
解説：
マネジメントシステムにおいて、作成、管理しなければならない情報の種類について説明しています。
附属書SLでは、文書（方針、目標、マニュアルなど改訂できる情報）の作成を意図する際は、「文書化した情報として利用可能な状態にしなければならない」と表現をしています。また、記録（実施した結果の情報、改訂できない情報）の作成を意図する際は、「･･･の証拠として、適切な文書化した情報を利用可能な状態にしなければならない」と表現しています。
7.5.1のa)は、必ず作成する必要のある文書・記録のことです。附属書SLでは、以下の文書、記録
の作成を要求しています。
（文書）
・マネジメントシステムの適用範囲（4.3）
・方針（5.2）
・目的・目標（6.2）
・プロセスが計画通りに実施されたという確信をもつための文書化した情報（8.1）
（記録）
・力量の証拠（7.2）
・監視、測定、分析及び評価の結果（9.1）
・監査プログラムの実施及び監査結果（9.2.2）
・マネジメントレビューの結果(9.3)
・不適合の性質及びそれに対してとったあらゆる処置（10.2）
・是正処置の結果（10.2）
※9001、14001など分野別規格では個別に必要な文書・記録を要求するので、実務では分野別規格に従います。
7.5.1 b)は、自社の判断で必要な文書・記録を作成することを要求しています。
ISOに関わらず、もともとマネジメントシステム以外の目的で作成された既存の文書があればそれを
利用することを想定しているため、特定の手順書の作成を義務付ける要求事項はありません。
附属書SLでは、文書・記録の記録は最小限に留めています。
文書化の程度（ボリューム、複雑さなど）に悩まれる組織が多いです。
注記にあるように、組織の実情に合わせて作成すればよいとしています。先ずは、簡単に作り、情報が足りなければ足していく、というスタンスが良いです。最初から使いもしない情報を想定して文書を作成すると、目的に合った使い方ができなくなるリスクがありますのでご注意ください。
※メルマガで配信したコラムを修正・加筆したものです